Den nederlandske notarius publicus' rolle i etableringen av bedrifter

Intercompany Solutions har bistått gründere fra hele verden med etablering av nederlandske selskaper. Siden det desidert mest valgte alternativet er det nederlandske BV, samarbeider vi mesteparten av tiden med notarer. En notar er noen som stifter selskapet ditt før det kan registreres hos det nederlandske handelskammeret. I denne artikkelen vil vi forklare i detalj hvorfor du trenger en notar hvis du ønsker å etablere et nederlandsk BV, hva en notar faktisk gjør, og hvordan vår rolle utformes i hele etableringsprosessen for bedriften.

Siden vi også tar oss av diverse tilleggstjenester for utenlandske gründere med nederlandsk virksomhet, har vi et bredt nettverk av dyktige notarer som du kan dra nytte av. Med vår ekspertise vil ditt nederlandske selskap bli etablert på bare noen få virkedager. Dette vil gjøre det mulig for deg å starte forretningsvirksomheten din nesten umiddelbart. Vil du vite mer om hva vi kan gjøre for deg? Eller ønsker du å motta et personlig tilbud? Ikke nøl med å kontakte oss via knappen nedenfor.

Sammendrag: Selv om mange land tillater utelukkende digital registrering av virksomheter, krever nederlandsk lov at alle BV-er involverer en notarius publicus for å forhindre svindel og sikre åpenhet i bedrifter. Notarius publicus er ansvarlig for å utarbeide Stiftelsesdokument, verifisere identiteten til alle interessenter og sikre selskapets Vedtekter overholde nederlandsk sivilrett. Denne prosessen skaper en «pålitelig» status for bedriften din, noe som er avgjørende for å åpne bankkontoer og danne partnerskap innenfor EU.

Notaransvar	Hvorfor det er viktig for deg
Identity Verification	Forhindrer identitetstyveri og sikrer juridisk handleevne
Utarbeidelse av artikler	Lager «regelboken» for avstemning, aksjer og styremedlemmer
UBO-registrering	Overholdelse av EUs lover mot hvitvasking av penger
KvK-arkivering	Registrerer virksomheten formelt i handelsregisteret
Juridisk råd	Sørger for at du forstår dine plikter og ansvar som styremedlem

Hvis du kommer fra et annet land for å etablere en bedrift her, kan den nederlandske kjærligheten til notarer virke litt uvanlig i starten. Noen steder er det å starte et selskap stort sett en administrativ oppgave. Du fyller i utgangspunktet ut et skjema på nett, betaler et gebyr, og du er klar. I Nederland fungerer ting litt annerledes når det gjelder visse virksomhetstyper, for eksempel det nederlandske BV (Besloten Vennootschap), som tilsvarer et privat aksjeselskap. Et BV er en offisiell juridisk struktur siden det beskytter dine personlige eiendeler, tillater fleksibel aksjepost og gir deg en profesjonell tilstedeværelse i EU-markedet. På grunn av dette krever nederlandsk lov at en notar er involvert i opprettelsen. Notaren stempler ikke bare papirer, men de fungerer faktisk som en juridisk garanti. Deres jobb er å sørge for at selskapet ditt er opprettet riktig, at alle forstår hva de signerer, og at nasjonale lover om eierskap, åpenhet og eierstyring og selskapsstyring følges.

For utenlandske gründere kan denne rollen ofte være forvirrende i starten. Du spør deg kanskje selv: «Hvorfor trenger jeg en notar bare for å starte bedriften min?». Men etter å ha gått gjennom prosessen, setter de fleste gründere virkelig pris på det. Du får et selskap som er juridisk solid fra dag én, og som har klare regler om ting som aksjer og beslutningstaking. Så i denne artikkelen skal vi gå gjennom hva nederlandske notarer faktisk gjør for ditt BV. Vi vil også dekke spørsmål som hvorfor loven krever dem, og hvordan det å jobbe med en notar gjør bedriftsoppsettet ditt smidigere, tryggere og mer tillitsfullt av institusjoner som myndigheter, banker og partnere. Hvis du vil gå lenger enn bare å være registrert og i stedet bygge et selskap med en skikkelig juridisk bakgrunn, er en notar din guide.

Hva en nederlandsk notar egentlig gjør

Så en notar har faktisk mange oppgaver. De fleste tar vanligvis kontakt med en notar når de ønsker å kjøpe eiendom eller opprette et testamente. Men visse forretningstyper krever også at en notar opprettes, siden disse forretningstypene blir sett på som separate enheter. Dette skaper også det begrensede personlige ansvaret som følger med et BV. Kort sagt, en notars hovedoppgave er å utarbeide og undertegne den notarielle stiftelsesdokumentet, som er som den juridiske fødselsattesten til ditt BV. Dette dokumentet inneholder to svært viktige deler:

• Alle detaljer om grunnleggerne og direktørene
• Vedtektene, som setter reglene for hvordan BV opererer

Notaren sjekker alltid identiteten din og bekrefter deretter at du faktisk har lov til å handle på vegne av eventuelle involverte utenlandske selskaper, og bekrefter deretter også at alle strukturelle valg er juridisk fornuftige. Deretter sender de inn BV-en til Handelskammeret (KvK) for offisiell registrering og sørger for at selskapet ditt mottar et KvK-nummer og en forespørsel om momsregistrering der det er nødvendig. En stor del av en notars jobb er i hovedsak forebygging av svindel. Videre er nederlandske notarer forpliktet til å utføre due diligence-kontroller, inkludert å innhente informasjon som bidrar til å oppnå åpenhet om eierskapet for UBO-verifisering, kontroller mot hvitvasking av penger og gjennomgå den generelle lovligheten av forretningsaktivitetene dine. Dette beskytter både deg og dine fremtidige kunder, siden en nederlandsk BV er pålitelig fordi en notar sørget for at den ikke ble opprettet av lyssky grunner. En annen nyttig rolle for notarer er oversettelse og forklaring. Hvis nederlandsk lov eller terminologi føles vanskelig å forstå, kan notaren veilede deg gjennom alt på engelsk. De ønsker å sikre at du forstår selskapet du skal eie fullt ut. Denne klarheten bidrar til å unngå fremtidige misforståelser mellom aksjonærer eller styremedlemmer.

Hvorfor du trenger en notar for å opprette et nederlandsk BV

Så her er det store spørsmålet: hvorfor trenger man egentlig en notar for å danne et BV? Kort svar: Den nederlandske regjeringen ønsker at BV-er skal tas på alvor. Et nederlandsk BV kan eie eiendeler, signere kontrakter, ansette ansatte og til og med skaffe investeringer. Og hvis selskapet går konkurs, holder aksjonærene vanligvis sine private eiendeler trygge. Det er sterkt. På grunn av det sier loven at et BV må opprettes gjennom en notarialavtale, så det finnes ingen snarveier. Notarius publicus kontrollerer at alle involverte virkelig forstår hva de signerer. Og dette er ikke bare en signatur, men samtykke. De bekrefter hvem som eier hvilke aksjer, hvem som får ta avgjørelser, og hvordan problemer skal løses senere. Tenk på notarius publicus som dommeren som sørger for at spillet starter rettferdig.

Det finnes imidlertid noen få bedriftstyper du kan opprette uten notar. For eksempel et enkeltpersonforetak eller et VOF. De er enklere, men du mister sikkerheten ved begrenset ansvar. De fleste internasjonale gründere ønsker ikke den risikoen. Så hvis du vil ha fordelene med et BV, er en notar rett og slett en del av pakken. Men ærlig talt? Det er betryggende å ha en juridisk ekspert som dobbeltsjekker alt før selskapet ditt setter i gang.

En notar ordner også ting som aksjekapital, aksjonærstruktur og vedtekter.

Når notaren utarbeider vedtektene, hjelper de deg i bunn og grunn med å skrive selskapets regelverk. Det er ikke et støvete, kjedelig dokument som ligger i en skuff for alltid. Det former hvordan bedriften din faktisk fungerer i det virkelige liv. For eksempel:

• Hvordan utstedes nye aksjer?
• Hvem kan være regissør, og hva kan de gjøre alene?
• Hvordan stemmer aksjonærene, og hvilken type spørsmål krever enstemmig avgjørelse?
• Kan aksjer selges fritt, eller får andre forkjøpsrett?

Disse reglene blir mye viktige senere. Tenk deg at du starter med en betrodd partner, men noen år senere ønsker noen å forlate selskapet og selge aksjene sine til en fremmed. Hvis vedtektene ikke beskytter deg, kan den fremmede plutselig sitte ved bordet ditt og ta avgjørelser om selskapet ditt. Notarer hjelper også med å oversette forretningsvisjonen din til noe solid: vekstplaner, investoralternativer og til og med fleksibilitet for fremtidig ekspansjon. De lytter til hva du ønsker og gjør det deretter om til juridisk språk som faktisk fungerer. Det er litt som å fortelle en skredder hvordan du vil at en dress skal passe. Notarius klipper og syr selskapet for å matche dine profesjonelle mål.

Registrering av ultimat reell eier (UBO)

Alle nederlandske BV må registrere sine ultimate reelle eiere (ofte forkortet til UBO-er). Dette høres kanskje komplisert ut, men det betyr ganske enkelt: hvem er personene som faktisk eier eller kontrollerer selskapet ditt bak kulissene? Myndighetene ønsker ikke anonyme selskaper der du ikke kan se hvem som har ansvaret. Det er slik svindel og hvitvasking av penger klarer å holde seg i live. Så under stiftelsesprosessen verifiserer og registrerer notaren UBO-ene. Hvis en aksjonær eier 25 % eller mer av aksjene eller har 25 % eller mer stemmerett, må de registreres som en UBO. Hvis ingen krysser den grensen, ser notaren på hvem som har den reelle innflytelsen. Utenlandske gründere synes noen ganger dette trinnet er overraskende og komplisert, eller kanskje til og med unødvendig. De bekymrer seg for at ting som at deres personopplysninger blir eksponert for hele verden. Men i virkeligheten er det bare begrenset informasjon som er offentlig synlig på nettstedet til Handelskammeret. Den virkelig sensitive informasjonen er fortsatt skjult i sikre offentlige systemer. 

Banker, skattemyndigheter og visse compliance-yrker kan konsultere disse systemene, men tilfeldige personer på gaten kan ikke grave gjennom opplysningene dine. Notarius rolle her er å sørge for at alt er konsistent og juridisk korrekt. De undersøker pass, bevis på adresse, selskapsdokumenter hvis et utenlandsk selskap er involvert, og bekrefter eierkjeden. Hvis noen ønsker å skjule eierskapet, vil notarius stoppe stiftelsen, slik de er lovpålagt å gjøre. Vær oppmerksom på at denne åpenheten faktisk også beskytter deg. Når du driver forretninger i Nederland, kan partnere og banker se at BV-en din er legitim og pålitelig på denne måten. Det er et sterkt signal som sier: «Det skjer ikke noe lyssky her, bare ekte entreprenørskap.» Uten en notar som koordinerer denne delen, ville UBO-registreringsprosessen vært mye mer forvirrende. Med dem er det bare enda en boks som er krysset av på veien til å lansere selskapet ditt.

Informasjon som er spesielt relevant for utenlandske grunnleggere

Her er et stort pluss for internasjonale gründere: du trenger ikke å reise til Nederland for å danne et BV (selskap med selskapsnavn). Notarius publicus har tilpasset seg den globale forretningsverdenen. I dag skjer mange stiftelser eksternt via videoidentifikasjon, apostillebekreftede dokumenter eller en fullmakt. For eksempel jobber vi via fullmakt, slik at du ikke trenger å reise til Nederland for å etablere en bedrift. Dette betyr at du kan sitte hjemme mens BV-en din offisielt etableres i Europa. Så hvordan fungerer dette egentlig? Først vil notarius publicus bekrefte identiteten din via en sikker digital plattform eller med bekreftede kopier av passet ditt. Hvis et selskap er aksjonær i stedet for en privatperson, må du gi selskapsdokumenter (som stiftelsesvedtekter eller et registerutdrag) en apostille. Notarius publicus gjennomgår alt, utarbeider notarialdokumentene og enten planlegger en videosignering eller signerer på dine vegne ved hjelp av en fullmakt du signerte tidligere, noe som faktisk er veldig effektivt.

Denne fleksibiliteten er spesielt nyttig når flere grunnleggere bor i forskjellige land. I stedet for å måtte koordinere internasjonale reiser og andre kompliserte handlinger, signerer alle bare digitalt. Dermed blir tidssoner den eneste mindre utfordringen. Og når BV-en er registrert hos handelskammeret, kan du umiddelbart søke om en bedriftsbankkonto og MVA-nummer, og starte driften, selv før du i det hele tatt setter foten i landet. Notarius publicus fungerer i utgangspunktet som din representant i det juridiske systemet. De sørger for at nederlandske regler følges mens du føler deg komfortabel uansett hvor du er. Det er en av grunnene til at Nederland regnes som et så vennlig sted for grenseoverskridende entreprenørskap. Du får et fullt lovlig EU-selskap uten stresset med å bestille flyreiser eller navigere i lokale kontorer personlig.

Mulige endringer i løpet av selskapets levetid og hva notarer kan gjøre for deg

Mange utenlandske gründere tror at notarens arbeid slutter i det øyeblikket BV-en er registrert. Skjøtet er signert, handelskammeret har utstedt dokumentene ... jobben er gjort, ikke sant? Ikke helt. En BV er en fleksibel struktur. Den vokser, skifter eierskap, legger til nye styremedlemmer og justerer reglene, og mange av disse endringene krever at notaren blir tatt i bruk igjen. Tenk på notaren som den offisielle «vokteren» av BV-strukturen. Når den juridiske strukturen endres, sørger de for at den registreres riktig. Hvis du for eksempel ønsker å bringe inn en investor, kan du utstede nye aksjer. Det krever en notariell skjøte. Eller hvis én aksjonær ønsker å forlate selskapet, vil notaren overføre aksjene deres til den nye eieren og registrere det riktig. Kanskje selskapet ditt vokser raskt, og de opprinnelige vedtektene er nå for restriktive: ikke noe problem, notaren kan endre dem for å gi deg mer fleksibilitet. 

Selv noe så enkelt som å utnevne en ny administrerende direktør eller fjerne en må registreres nøye. Dette er ikke byråkrati bare for papirarbeidets skyld. Det beskytter selskapets stabilitet og omdømme. Banker, leverandører og forretningspartnere ønsker å vite at de offisielle dokumentene til din BV samsvarer med virkeligheten. Hvis det senere oppstår en tvist mellom aksjonærer, blir notarius publicus' dokumenter en tydelig oversikt over hva som skjedde og når. Så enkelt sagt vil din BV utvikle seg, og notarius publicus er der for å sørge for at disse endringene alltid er trygge, lovlige og anerkjente av alle som trenger å stole på virksomheten din.

Kostnader, tidslinjer og praktiske forventninger

Selvfølgelig koster det penger å ansette en notar. Men den gode nyheten er at det har blitt mye rimeligere å starte et BV i Nederland det siste tiåret. Minimumsaksjekapitalen pleide å være € 18 000. Nå? Du kan starte med € 1 hvis du vil. De fleste kostnadene er nå knyttet til notarens tid og ekspertise. Prisene varierer avhengig av kompleksitet. For et enkelt BV med én aksjonær er prisen vanligvis lavere. Hvis flere utenlandske selskaper er involvert, eller hvis du ønsker en skreddersydd struktur, kan du forvente litt mer. Uansett, sammenlignet med den juridiske beskyttelsen og tilliten du får, er det god valuta for pengene. Timingen er også ganske rask. Når alle personlige dokumenter og selskapsdokumenter er klare, kan et BV ofte stiftes i løpet av få virkedager. 

Fjernidentifikasjon kan ta litt tid, men det er likevel langt fra en lang prosess. De største forsinkelsene skjer når grunnleggere venter for lenge med å fremlegge papirer, som passskanninger eller apostillerte dokumenter. Å ha alt klart på forhånd fremskynder hele reisen. En forventning til: notarer er grundige. Noen ganger kan de be deg om dokumenter eller forklaringer du synes er unødvendige. Men husk at notarer er ansvarlige for å forhindre svindel og sikre samsvar med nederlandsk og EU-lovgivning. Så hvis de stiller spørsmål, er det for å beskytte deg og legitimiteten til din nye BV. Litt tålmodighet under formalitetene gjør mye.

Hvordan Intercompany Solutions kan koordinere hele notarialprosessen problemfritt for deg

Å få et registreringsnummer er bare en del av å danne et nederlandsk BV. Du må også konstruere en forretningsstruktur som beskytter deg, hjelper deg med å ekspandere og lar deg drive forretning i et seriøst marked. Nederlandske notarer er svært viktige for å få dette til å skje. Fra starten av sørger de for at alt er riktig: eierskapet ditt, forretningsstandardene dine og det juridiske grunnlaget ditt. De bidrar til å stoppe svindel, ta beslutninger tydeligere, bevise åpenhet og gjøre ideene dine om til en struktur som banker og andre kan stole på. Et BV ville ikke vært like pålitelig eller juridisk trygt uten notarens hjelp. I denne artikkelen har du sett hvordan notaren styrer hele prosessen med å opprette en bedrift: sjekke dokumenter, skrive notarialdokumentet, utvikle vedtektene dine, sende inn registreringer til KvK og sørge for at UBO-informasjonen registreres nøyaktig. 

Og de forsvinner ikke etter at du har stiftet selskapet; det er de som hjelper deg når noe endrer seg i virksomheten din senere. Kommer det nye investorer? Flytter aksjer? Kommer eller går styremedlemmer? Endres lover for å la ting vokse? Notarius publicus sørger for at disse justeringene er lovlige og offisielle. Du kan fokusere på virksomheten din mens rammeverket bak den forblir sterkt. Notarius publicus er ikke et problem for internasjonale grunnleggere; de ​​er din lokale allierte. Du trenger ikke å dra til Nederland, gå inn i offentlige bygninger eller finne ut av systemet på egenhånd. Du kan sette opp hele greia fra hvor som helst i verden med fjernverifisering, videosignering, sertifiserte dokumenter og fullmakter. Et nederlandsk BV kan være tusenvis av kilometer hjemmefra, men med riktig hjelp vil det ikke føles slik.

Og det er her vi kommer inn i bildet. Vi har hjulpet mange bedriftseiere fra hele verden med å raskt og korrekt opprette sitt nederlandske BV. Vi hjelper med hvert trinn i notarialprosessen, fra å innhente nødvendig papirarbeid til å planlegge identifikasjon, utarbeide aksjonærinformasjon, koordinere signaturer, ordne oversettelse om nødvendig og sende alt til handelskammeret. Teamet vårt vet nøyaktig hva notarer trenger og hvordan de skal sørge for at ting går knirkefritt, slik at du ikke trenger å hanskes med forsinkelser eller mye papirarbeid. Vi fortsetter å hjelpe med praktiske ting som å søke om MVA-nummer, skattehjelp og kontinuerlig samsvar for å holde virksomheten din sunn og respektert etter at BV-en er opprettet. Du får en nederlandsk forretningsstruktur som fungerer, uten stress eller forvirring om loven. Vi hjelper deg hvert steg på veien hvis du er klar til å gjøre drømmene dine til en faktisk, fungerende virksomhet i Nederland. Notarius tar seg av den juridiske siden, og vi sørger for at alt går bra. Du kommer opp med ideen, og vi hjelper deg med å gjøre den til et solid nederlandsk fundament.

De mange tjenestene vi kan tilby deg

Intercompany Solutions har bistått hundrevis av utenlandske gründere fra over 50 forskjellige nasjonaliteter. Våre kunder spenner fra små enkeltmannsbedrifter til multinasjonale selskaper og alt i mellom. Våre prosesser er rettet mot utenlandske gründere, og som sådan vet vi de mest praktiske måtene å bistå med selskapsregistreringen din. Vi kan bistå med hele pakken for selskapsregistrering i Nederland, enten selv eller via pålitelige og profesjonelle partnere vi samarbeider tett med:

• Bedrift etablering i Nederland
• Søknad om MVA- eller EORI-nummer
• Søknad om utenlandske MVA-nummer
• Oppstartshjelp
• Regnskapstjenester
• Administrative tjenester
• Sekretærtjenester
• Juridisk hjelp
• Lønnsadministrasjon
• Skattetjenester
• OSS-returer
• Deklarasjoner for transaksjoner innen fellesskapet (ICP)
• Å skaffe seg en artikkel 23-lisens
• Innhenting av e-herkenning for din bedrift
• Erverve eller avslutte G-kontoer
• Overføring av aksjer
• nedleggelser av nederlandske selskaper
• Generelle forretningsråd

Vi forbedrer stadig våre kvalitetsstandarder for kontinuerlig å levere upåklagelige tjenester.

Hvordan Intercompany Solutions kan hjelpe deg med alle skatterelaterte spørsmål

Ønsker du å opprette et nederlandsk BV? Eller ønsker du å utvide din eksisterende utenlandske virksomhet til Nederland, for eksempel via en holdingstruktur? Da er vi alltid klare til å hjelpe deg. Vi har hjulpet tusenvis av utlendinger på denne måten, slik at de kan utvide aktivitetene sine i utlandet og generere mer inntekt og suksess på den måten. Vi kan også hjelpe deg med tilleggstjenester, som de vi allerede har nevnt ovenfor. Våre tjenester er spesielt rettet mot utlendinger som ønsker å etablere en forretningstilstedeværelse her. Ring oss hvis du vil vite mer om hva vi kan tilby deg og mulighetene som er innen rekkevidde.