Registrere, endre og avregistrere UBO-er i det nederlandske UBO-registeret

Oppdatert 8. september 2025

Når du eier et nederlandsk selskap, må du ta med i betraktningen at du offisielt må registrere eventuelle såkalte "Ultimate Beneficial Owner(s)" av bedriften din i det nederlandske UBO-registeret. Disse er vanligvis styremedlemmer og aksjonærer, forutsatt at de oppfyller visse kriterier. Intercompany Solutions har tilegnet seg mange års erfaring med etablering av nederlandske selskaper for utenlandske gründere og mange andre relaterte saker, som finansielle, juridiske og administrative tjenester. Disse tjenestene kan hjelpe deg med å oppnå betydelig suksess og overholde nederlandske lover og forskrifter samtidig.

Som sådan kan vi også hjelpe deg med eventuelle tilleggsoppgaver du kan møte på veien til Etablering av nederlandsk selskap. Registrering, endring eller avregistrering av UBOer er også en del av vårt servicerepertoar. Vi er overbevist om at enhver form for virksomhetsutvidelse bør utføres på en korrekt og lønnsom sak. Derfor har vi konsekvent som mål å hjelpe utenlandske gründere med å etablere sin tilstedeværelse i Nederland på en stabil og lønnsom måte. Hvis du noen gang ønsker å vite mer om hva vi driver med, spør oss gjerne om uforpliktende faglige råd. 

Hvorfor må UBO-er være registrert i Nederland?

UBO-registeret har vært aktivt siden 27^th av mars 2022. Registrering av Ultimate Beneficial Owners (UBO) i Nederland er avgjørende for å forbedre åpenhet og ansvarlighet i forretningsaktiviteter. Dette skyldes det faktum at alle viktige personer som enten driver et selskap, eller er en betydelig interessent i et selskap, blir holdt ansvarlige for alle handlinger som utføres gjennom selskapet. Med enklere ordlyd: Det er lettere å holde makthaverne ansvarlige for sine gjerninger på denne måten. Dette tiltaket er i tråd med EUs regelverk, spesielt EUs direktiver mot hvitvasking av penger (AMLDs), og tjener flere kritiske formål, som vi vil liste opp nedenfor. 

1. Bekjempelse av økonomisk kriminalitet

UBO-registeret hjelper til med å bekjempe hvitvasking, for det første. Ved å identifisere individene som til slutt drar nytte av økonomiske transaksjoner eller forretningsaktiviteter, kan UBO-registeret følge nøye med på hva enkeltpersoner gjør nøyaktig via bedriftsmidler. Ved siden av motsetter UBO-registeret seg aktivt mot terrorfinansiering, ved å øke åpenheten for å forhindre misbruk av finansielle systemer til kriminelle formål. I tillegg kjemper registeret passivt mot skatteunndragelse og svindel. Dette gjøres ved å gi myndighetene et klart bilde av eierstrukturer for å redusere ulovlig virksomhet.

2. Fremme åpenhet

UBO-registeret avslører personene bak selskaper, partnerskap, stiftelser og andre juridiske enheter, noe som reduserer muligheten for å bruke komplekse eierstrukturer for å skjule ulovlige aktiviteter. Det lar publikum, journalister og andre virksomheter få tilgang til viss UBO-informasjon, og skaper tillit og tillit til forretningsmiljøet. På denne måten vet du umiddelbart hvem du gjør forretninger med, om deres merittliste er ren og om du til og med bør starte noen form for potensielt partnerskap, uten å sette din nåværende virksomhet i fare.

3. Oppfyllelse av EU-krav

UBO-registeret er pålagt av EU som en del av det bredere rammeverket for bekjempelse av hvitvasking av penger. Overholdelse sikrer at Nederland oppfyller sine forpliktelser som EU-medlemsland, og unngår sanksjoner eller omdømmerisiko. Så hvis du har noen ambisjoner som innebærer å etablere en virksomhet i Nederland som kan bli involvert i kriminell aktivitet, bør du advares. Registeret tar aktivt sikte på å eliminere enhver bedrift eller interessent som ønsker å sette andre ut av drift med ulovlige, urettferdige eller på annen måte uhyggelige midler. EU har sitt europeiske indre marked, hvor varer og tjenester omsettes fritt. Og EU ønsker å beholde det slik. 

4. Tilrettelegging for due diligence for virksomheter

Due diligence er en svært viktig del av å gjøre forretninger på troverdige måter. Due diligence betyr i utgangspunktet at du undersøker potensielle forretningspartnere, kunder og investorer. Å ta et feil valg i begge retninger kan potensielt implisere deg i slemme saker, så det er best å sørge for at du vet hvem du har å gjøre med. Finansinstitusjoner, juridiske fagpersoner og andre enheter kan få tilgang til UBO-registeret for å oppfylle Know Your Customer (KYC) og due diligence-krav. Denne prosessen sikrer at selskaper er klar over enhetene og individene de engasjerer seg med, og reduserer eksponeringen for økonomiske og juridiske risikoer.

5. Styrke rettferdig konkurranse

Rettferdig konkurranse er grunnlaget for et rettferdig og likeverdig kapitalistisk samfunn. Kapitalisme handler ikke bare om å tjene penger; tvert imot. Det faktum at noen individer setter i gang noe nytt, skaper nye forretnings- og sysselsettingsmuligheter umiddelbart, noe som potensielt kan få samfunn til å blomstre. Åpenhet om eierskap og kontroll fraråder uetisk forretningspraksis, og skaper like konkurransevilkår for ærlige selskaper. For når noen gjør noe ulovlig, vil det bli registrert, på grunn av å kunne kjenne UBOene til et hvilket som helst selskap.

Nøkkeldetaljer i UBO-registeret

Det nederlandske UBO-registeret (Ultimate Beneficial Owner) er et system designet for å øke åpenheten om individene som til slutt eier eller kontrollerer selskaper og andre juridiske enheter i Nederland. Det er en del av EUs direktiver mot hvitvasking av penger og har som mål å bekjempe økonomisk kriminalitet som hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme. Vi har allerede diskutert dette kort ovenfor, men det er alltid verdt å nevne at UBO-registeret tar sikte på likeverdig og ærlig entreprenørskap. Det er også en måte å unngå for store monopoler på, som umiddelbart kan utslette små (men ikke desto mindre lønnsomme og ærlige) virksomheter. Så la oss komme i gang.

Hvem kvalifiserer som UBO?

Så etter alt dette snakket om UBO-registeret, fallgruvene og gevinstene som kommer av å være en UBO, lurer du sannsynligvis på hva en UBO egentlig er. Så en UBO er en person som eier eller kontrollerer mer enn 25 % av et selskap eller en juridisk enhet, enten gjennom eierskap eller stemmerett. Så hvis du eier eller kontrollerer mer enn 25 % av et selskap, er du offisielt en UBO. Ikke desto mindre er det noen foreslåtte oppdateringer som tar sikte på å inkludere personer med nøyaktig 25 % eierskap eller stemmerett, noe som utvider definisjonen for å øke dekningen. Så det er ikke over 25 % lenger, men opptil 25 % for ikke å være en UBO. Vær oppmerksom på at det å være en UBO kan virke som en kraftig ting, men det er noen ansvarsområder når man kvalifiserer som en UBO. For eksempel er det noen registreringskrav. 

Registreringskrav og implikasjoner ved manglende overholdelse

Så selskaper og juridiske personer må registrere detaljene til UBO-ene sine i det nederlandske handelskammerets UBO-register. Dette inkluderer identifiserende informasjon om UBO, for eksempel navn, fødselsdato og arten av eierskap eller kontroll. Når man ikke gjør dette, kan det få alvorlige konsekvenser. Viktigheten av å vite hvem som eier majoriteten av et selskap ligger i måten denne personen driver virksomhet på. Hvis det er lovlig utført og administrert, er det ikke noe problem i det hele tatt. Men hvis en UBO krysser noen juridiske grenser, kan de møte overholdelsesproblemer og påfølgende straffer. Som i Nederland utgjør administrative straffer, for det første. Du kan få en bot som utgjør en administrativ bot på opptil €21,750 XNUMX. Det er også tilleggsstraff for manglende overholdelse, for eksempel et pålegg om å overholde under trussel om ytterligere bøter.

Ved siden av administrative bøter er det også straffestraff. Dette henger sammen med at mislighold kan anses som økonomisk lovbrudd etter økonomisk lovovertredelse. Potensielle konsekvenser av å bryte denne loven inkluderer bøter, samfunnstjeneste eller til og med fengsel i alvorlige tilfeller, spesielt hvis falsk informasjon gis under registreringen. Myndigheter overvåker aktivt overholdelse for å sikre åpenhet og for å forhindre misbruk av selskapsstrukturer til ulovlige aktiviteter som hvitvasking av penger eller skatteunndragelse.

Gjeldende samsvarstall

Fra mars 2024 hadde rundt 80 % av juridiske enheter i Nederland overholdt registreringskravet. Som vi har diskutert tidligere, kan manglende overholdelse resultere i bøter eller andre straffer. På en side ble tilgangen til UBO-registeret midlertidig begrenset på grunn av personvernhensyn etter en EU-rettsavgjørelse. Imidlertid har visse enheter som banker, notarius publicus og forsikringsselskaper fått tilgang igjen innen midten av 2024, noe som gjør dem i stand til å oppfylle due diligence-forpliktelser effektivt. Videre, fra juni 2024, vil bedrifter kunne få sertifiserte utdrag fra UBO-registeret for å demonstrere samsvar med Know Your Customer-kravene (KYC). UBO-registeret er i tråd med internasjonal innsats for å forbedre bedriftens åpenhet og redusere økonomisk kriminalitet. Selv om den er effektiv i å fremme ansvarlighet, har den møtt utfordringer, spesielt rundt balansering av åpenhet og personvernhensyn. Dette er fortsatt et pågående problem, som bør løses i løpet av en relativt kort tidsramme.

Enheter som er pålagt å registrere en UBO

Det er veldig viktig å vite hvilken type enhet som bør registrere en UBO. I alle tilfeller involverer dette en enhet som er involvert i virksomhet. Dette innebærer blant annet:

• Selskaper (BV-er, NV-er og mer)
• Stiftelser og foreninger
• Partnerskap (generelt, begrenset eller profesjonelt)

Unntak gjelder for enkeltpersonforetak, børsnoterte selskaper og enkelte foreninger uten full rettslig handleevne. Når du har registrert en UBO, husk at enkelte data, som navn og eierandeler, er offentlig tilgjengelig for å fremme åpenhet. Ikke alle data blir offentliggjort. Visse private opplysninger, for eksempel boligadresser, er bare tilgjengelig for autoriserte enheter som notarius publicus og finansinstitusjoner. For detaljert veiledning gir det nederlandske handelskammeret offisiell dokumentasjon og støtteverktøy for UBO-registrering. Du kan også henvise til rådgivningstjenester fra selskaper som Intercompany Solutions, som har erfaring med bedriftsoverholdelse.

Registrering av UBO-er i registeret

Er det personer som er endelige reelle eiere i organisasjonen din, men som ennå ikke er oppført som UBO-er i UBO-registeret? Da er det her du registrerer disse personene. Å registrere en ultimate fordelaktig eier (UBO) i Nederland innebærer å sende inn spesifikk informasjon om personene som til slutt eier eller kontrollerer et selskap eller annen juridisk enhet. Denne prosessen sikrer overholdelse av regelverket mot hvitvasking av penger og forbedrer bedriftens åpenhet. Nedenfor er en detaljert oversikt over trinnene og kravene for UBO-registrering. Husk: dette er hvordan startups og småbedriftseiere beskyttes.

Trinn for UBO-registrering

For å finne ut hvem som er UBO-er i bedriften din, forklarer den nederlandske regjeringen tydelig hvordan man identifiserer personene som kvalifiserer som UBO-er. Disse kan defineres som de som:

• Eier direkte eller indirekte mer enn 25 % av aksjer eller stemmerettigheter
• Utøve kontroll på andre måter, for eksempel avtaler eller påvirkning

For å registrere en UBO for din bedrift, er det noen grunnleggende trinn du må ta. Vi vil skissere disse trinnene nedenfor.

1. Samle nødvendig informasjon:

Følgende detaljer om UBO-ene må oppgis:

• Fullt navn
• Fødselsdato og nasjonalitet
• Bostedsadresse (som ikke vil bli gjort offentlig tilgjengelig)
• Arten og omfanget av eierskap eller kontroll, uttrykt i prosent
• Dokumentasjon til støtte for informasjonen, som aksjonæravtaler og gyldig ID

2. Send inn informasjonen til det nederlandske handelskammeret (KvK)

• Registrering skjer gjennom KvK, enten online eller ved personlig oppmøte, eller ved hjelp av en spesialisert bedrift som f.eks. Intercompany Solutions. 
• Bedrifter må fylle ut UBO-registreringsskjemaet gitt av KvK

3. Verifisering av det nederlandske handelskammeret (KvK)

Når du har gjort alt dette, verifiserer det nederlandske handelskammeret informasjonen før du oppdaterer UBO-registeret. Enkelte felt, for eksempel omfanget av eierskap, er offentlige, mens private detaljer fortsatt er begrenset.

4. Vedlikehold og oppdater den oppgitte informasjonen

Bedrifter er ansvarlige for å holde UBO-detaljer oppdatert. Eventuelle endringer i eierskap eller kontroll skal rapporteres raskt og korrekt. 

Endring av UBO-er i registeret

Ved siden av å registrere UBO-er kan du også rapportere endringer i UBO-registeret. Dette kan være endringer som innebærer for eksempel interessen som UBOer har i din organisasjon, og muligheten for å skjerme personopplysninger til UBOer. Endring av Ultimate Beneficial Owners (UBO) registrert for en nederlandsk enhet innebærer å oppdatere informasjonen i UBO-registeret som vedlikeholdes av KvK. Dette er viktig når det er en endring i eierskap, kontroll eller strukturen til enheten. Vi vil skissere trinnene og viktige hensyn for å oppdatere UBO-detaljene nedenfor.

1. Identifiser endringene i din bedrift

Den viktigste delen er å tydelig bestemme hvilke endringer som vil skje. Er det en ny UBO som må registreres? Da gjøres dette via vanlig registreringsprosedyre. Men det kan være andre endringer, for eksempel endringer i antall interessenter, eller prosentandelen av deres interessenter. Du kan også bestemme hvilke individer som ikke lenger er UBO-er og identifisere de nye UBO-ene basert på eierskap eller kontroll som overskrider terskelen på 25 %.

2. Samle nødvendig dokumentasjon

Du må da utarbeide dokumentasjon som vil bevise endringen, for eksempel oppdaterte aksjonæravtaler, styremøteprotokoller eller annen juridisk dokumentasjon som bekrefter den nye strukturen. Det er forresten forskjell på offentlige og private data. Alle oppdaterte offentlige data, som navn og omfang av eierskap, vil være tilgjengelig for allmennheten. Men private data, som boligadresser, forblir konfidensielle og er kun tilgjengelige for autoriserte enheter.

3. Gi beskjed til KvK

Når du har samlet inn all nødvendig dokumentasjon, må du sende inn oppdatert UBO-informasjon til KvK. Dette kan vanligvis gjøres online eller personlig, eller via en pålitelig partner i Nederland når du er en utenlandsk gründer og de nødvendige handlingene er for kompliserte for deg. Du må inkludere de samme opplysningene som kreves under den første registreringen, som består av navn, fødselsdato og nasjonalitet til UBO, og arten av eierskap og kontroll.

4. Send inn endringsforespørselen

Du, eller firmaet du leide inn for å ta seg av slike saker, må bruke KvKs spesifikke skjemaer for UBO-oppdateringer. Sørg for at informasjonen er nøyaktig og fullstendig for å unngå behandlingsforsinkelser. Ønsker du å endre en utenlandsk privatadresse til en UBO til en nederlandsk privatadresse, eller til en annen utenlandsk adresse? Du må da bruke skjema 18: Tillegg til annet handelsregister for dette. I løpet av verifiseringsprosessen vil KvK gjennomgå de innsendte endringene. Når alt er godkjent, vil UBO-registeret vise den oppdaterte informasjonen. Sørg alltid for at du overholder nederlandske lover angående UBO-er. Dette betyr at du må sørge for løpende overvåking og rettidig rapportering av fremtidige endringer for å unngå straffer. 

Merk også at endringer i UBO-data må rapporteres i en UBO-erklæring innen 7 dager etter at de har blitt gyldige. Rettidig rapportering er avgjørende. Endringer skal kommuniseres så snart de inntreffer. Som allerede diskutert ovenfor, kan selskaper som unnlater å rapportere endringer risikere bøter, administrative straffer eller skade på omdømmet. For mer informasjon eller støtte, gir det nederlandske handelskammerets nettsted detaljerte veiledninger og kontaktalternativer. Profesjonelle rådgivere, f.eks Intercompany Solutions, kan bistå med komplekse UBO-endringer eller overholdelsesproblemer

Avregistrering av UBOer

Du kan også avregistrere personer i UBO-registeret når de ikke lenger anses å være en UBO. Hvis en person ikke lenger er en UBO, må du også rapportere dette innen 7 dager i en UBO-erklæring. Når du avregistrerer UBOer, vær oppmerksom på om du må registrere andre UBOer i UBO-registeret. For å avregistrere en UBO i Nederland, må du følge prosedyren for oppdatering eller fjerning av UBO-informasjon i KvKs UBO-register. Avregistrering skjer når noen ikke lenger kvalifiserer som en UBO, for eksempel når de selger sine aksjer, overfører sine stemmerettigheter eller trekker seg fra en kontrollerende posisjon. Nedenfor har vi listet opp trinnene og nøkkeldetaljene i UBO-avregistreringsprosessen for enkelhets skyld.

1. Bekreft endringene

Det første du må gjøre er å sikre at personen ikke lenger oppfyller UBO-kriteriene, som tilsvarer det tidligere nevnte eierskapet eller kontrollen på mer enn 25 %. Hvis en aksjonær for eksempel forlater selskapet eller de selger noen av aksjene sine og ikke oppfyller kriteriene lenger.

2. Gi beskjed til KvK

Når du vet hvem du skal avregistrere som UBO, må du sende inn en forespørsel til KvK om å fjerne personens detaljer fra UBO-registeret. Dette kan vanligvis gjøres online eller personlig, eller av en kvalifisert tredjepart som kan hjelpe deg med dette. Du må alltid bruke UBO-oppdaterings- eller fjerningsskjemaet som leveres av KvK.

3. Gi nødvendig dokumentasjon

Du må da samle inn alle nødvendige støttedokumenter, for eksempel oppdaterte aksjonæravtaler, overføringsskjøter eller selskapsvedtak. Du må sende inn bevis på endringen, for eksempel dokumenter som beviser overføring av aksjer eller andre endringer i selskapets struktur, for at avregistreringsprosessen skal fullføres.

4. Bekreftelse på avregistrering

Når handelskammeret har verifisert informasjonen, vil det oppdatere UBO-registeret og fjerne personens detaljer. Vær oppmerksom på at du også må rapportere slike endringer umiddelbart for å forbli i samsvar med loven, som med UBO-registrerings- og endringsprosessene. Ved siden av det må et selskap også oppdatere sine interne poster og varsle relevante interessenter, for eksempel banker, om nødvendig. Når det gjelder personvern, vil avregistrerte UBOer ikke lenger ha noen data synlig i det offentlige registeret. Imidlertid kan historiske poster forbli tilgjengelige for autoriserte enheter for due diligence-formål. Unnlatelse av å avregistrere enkeltpersoner som ikke lenger er UBOer kan resultere i bøter eller straffer, da det kan gi en unøyaktig representasjon av selskapets eierskap og kontrollstruktur. For detaljert veiledning, nettstedet for det nederlandske handelskammeret og juridiske rådgivende firmaer som Intercompany Solutions kan gi spesifikke instruksjoner og skjemaer som trengs for avregistrering

Utfordringer og bekymringer

Mens UBO-registeret har betydelige fordeler, har det reist bekymringer om personvern og datasikkerhet. Noe UBO-informasjon er offentlig, noe som har ført til debatter om å balansere åpenhet med individuelle personvernrettigheter. Systemet er justert for å møte disse bekymringene, for eksempel å begrense offentlig tilgang til visse sensitive data. For mer informasjon om begrunnelsen og funksjonen til UBO-registeret, gir ressurser som det nederlandske handelskammeret (KvK) og EUs juridiske rammeverk ytterligere innsikt. selvfølgelig, Intercompany Solutions kan også bistå deg med alle saker vedrørende UBO-registrering, avregistrering og endringer i din bedrift.

Ønsker du å etablere et nederlandsk selskap? Sørg for at du registrerer alle UBO-er også

Intercompany Solutions er spesialisert i Etablering av nederlandsk selskap, men vi kan tilby deg et mye bredere spekter av tjenester enn bare det. Ved siden av å innlemme og registrere et selskap i Nederland for deg, kan vi også bistå med mange ekstra oppgaver som å søke om tillatelse, få visum og en rekke administrative oppgaver som selvangivelse og hjelpe med juridiske spørsmål. Registrering, endring og avregistrering av UBOer er heller ikke noe problem for oss å håndtere. Når du bestemmer deg for å opprette et nederlandsk selskap, vil vi be deg om noen standarddokumenter som inkluderer en gyldig form for identifikasjon, ditt fulle navn og fødselsdato, det foretrukne navnet på selskapet og den nederlandske bedriftsregistreringsadressen. Med disse dokumentene kan vi gå til en notarius publicus og etablere firmaet ditt, men vi kan også ordne mange andre viktige ting direkte, for eksempel å åpne en nederlandsk bankkonto og sørge for at du er riktig oppført som en UBO i det nederlandske registeret. 

Tjenestene vi kan tilby deg

Intercompany Solutions har hjulpet hundrevis av utenlandske gründere fra over 50 forskjellige nasjonaliteter. Våre kunder spenner fra små enmannsstartups til multinasjonale selskaper, og alt i mellom. Våre prosesser er rettet mot utenlandske entreprenører, og som sådan kjenner vi de mest praktiske måtene å hjelpe med din bedriftsregistrering. Vi kan bistå med hele pakken med selskapsregistrering i Nederland:

• Bedrift etablering i Nederland
• Søknad om moms eller EORI-nummer
• Søknad om en rekke tillatelser
• Oppstartshjelp
• Administrative tjenester
• Sekretærtjenester
• Juridisk hjelp
• Skatte- og regnskapstjenester
• Generelle forretningsråd

Vi forbedrer stadig våre kvalitetsstandarder for kontinuerlig å levere upåklagelige tjenester. 

Trenger du å registrere, endre eller avregistrere en UBO? Intercompany Solutions kan hjelpe deg

Intercompany Solutions har bistått tusenvis av utenlandske gründere fra alle mulige felt og land med etableringen av et nederlandsk selskap. Vi vet, som ingen andre, hvordan vi skal håndtere inkorporeringsprosessen raskt og riktig. Siden vi har vært aktive innenfor dette arbeidsfeltet i mange år, har vi også bygget opp et omfattende nettverk av fagfolk som kan hjelpe oss når som helst med alle spørsmål eller forespørsler du måtte ha. Dette betyr også at vi kan tilby en av de raskeste nederlandske selskapsregistreringsprosedyrene som er tilgjengelige. Hvis du har alle nødvendige dokumenter for hånden og kan sende disse til oss, bør ikke hele prosessen ta mer enn bare noen få virkedager. I de fleste tilfeller tar det 1-3 dager, og du er klar til å begynne å gjøre forretninger umiddelbart.

Vi jobber for faste priser, som vi selvsagt vil diskutere med deg før vi begynner å jobbe for deg. Du kan allerede opprette en nederlandsk virksomhet for €1499 all-in, noe som betyr at det ikke er noen skjulte avgifter overhodet. Et annet pluss er det faktum at prosessen kan fullføres helt eksternt, hvis du kan gi oss en fullmakt. Dette sparer deg for mye tid og penger, siden du ikke trenger å reise fysisk til Nederland for å etablere din nye virksomhet. Hvis du vil vite mer om tjenestene våre, kan du gjerne bla gjennom nettsiden vår for mer detaljert informasjon. Du kan også alltid kontakte oss direkte, så hjelper vi deg derfra.